En bostadsrättsförening är en ekonomisk förening med en fastighet, lån, medlemmar och ofta hyresgäster. Den är alltid bokföringsskyldig och ska göra en årsredovisning varje år, oavsett hur liten den är. Många styrelser lämnar därför ekonomin till en redovisningsbyrå eller ett förvaltningsbolag.
Här går vi igenom vad ekonomisk förvaltning brukar omfatta, vad styrelsen inte kan lämna ifrån sig och vilka regler som har ändrats för föreningarnas årsredovisning de senaste åren.
Vad är ekonomisk förvaltning i en BRF?
Ekonomisk förvaltning är allt som rör föreningens pengar: avgifter in, fakturor ut, bokföring, budget och bokslut. Teknisk förvaltning gäller själva huset, alltså fastighetsskötsel, felanmälan, hissar, ventilation och planering av underhåll. Det är två olika uppdrag, och de upphandlas ofta var för sig.
När man söker på förvaltning för en BRF blandas de två lätt ihop. En redovisningsbyrå sköter normalt bara den ekonomiska delen. Vill styrelsen ha båda från samma leverantör behöver det stå i förfrågan, så att ni får offerter från rätt sorts företag.
De två delarna hänger ändå ihop. Underhållsplanen styr hur mycket föreningen behöver spara, och sparandet styr avgiften. En bra ekonomisk förvaltare frågar därför efter underhållsplanen när budgeten ska tas fram, även om någon annan ansvarar för fastigheten.
Det här brukar ingå i uppdraget
Grunden är aviseringen. Förvaltaren skickar ut avier för årsavgifter och hyror, bevakar inbetalningarna och skickar påminnelser när någon inte betalar. Leverantörsfakturor som styrelsen har attesterat betalas och bokförs, och bank och lån stäms av löpande.
Förvaltaren brukar också hålla medlemsförteckningen och lägenhetsförteckningen uppdaterade. Vid en försäljning ska den nya ägaren föras in, och vid en pantsättning ska banken få besked. Det är administration som lätt fastnar hos en ideell styrelse, och därför ett vanligt skäl att ta in hjälp.
Inför varje år tar förvaltaren fram underlag till budgeten, så att styrelsen kan besluta om avgiften ska ändras. Under året får styrelsen rapporter med utfall mot budget. Efter årets slut kommer bokslut, årsredovisning och föreningens inkomstdeklaration.
Vad som ingår i grundpriset skiljer sig mellan byråer. Överlåtelser, pantsättningar, extra möten och arbete med omläggning av lån debiteras ibland separat. Be om en lista över vad som ingår och vad som kostar extra, så går offerterna att jämföra. Mer om prisbilden finns i prisguiden för ekonomisk förvaltning av BRF.
Styrelsen har kvar ansvaret
En extern förvaltare tar över arbetet men inte ansvaret. Enligt lagen om ekonomiska föreningar, som gäller även för bostadsrättsföreningar, ska styrelsen ansvara för föreningens organisation och förvaltning och fortlöpande bedöma dess ekonomiska situation. Den ska också se till att bokföringen och medelsförvaltningen kontrolleras på ett betryggande sätt.
Lämnar styrelsen över uppgifter till någon annan ska den handla med omsorg och fortlöpande kontrollera att det fungerar. I praktiken betyder det att styrelsen attesterar fakturorna, läser rapporterna och går igenom budget och årsredovisning med förvaltaren innan stämman.
Det är också styrelsen som ska se till att årsredovisningen blir klar i tid. Bolagsverket påpekar att det kan vara ett bokföringsbrott att inte ta fram den. Kommer en komplett årsredovisning inte in inom femton månader från räkenskapsårets slut riskerar ledamöterna dessutom att bli personligt betalningsansvariga för föreningens skulder.
Fråga därför byrån hur attesten går till, vilka rapporter styrelsen får och hur ofta, och vem i styrelsen som har tillgång till bank och bokföring. Det är svaren på de frågorna som avgör om styrelsen kan ta sitt ansvar.
Så går det till
Beskriv ditt bolag.
Bolagsform, ungefärlig omsättning och vad du vill ha hjälp med. Ungefärliga siffror räcker.
Byråer hör av sig.
Redovisningsbyråer som arbetar med bolag som ditt skickar offert med pris och upplägg.
Du jämför och väljer.
Pris, vad som ingår och vilket bokföringsprogram byrån använder. Du bestämmer om du vill gå vidare.
Årsredovisningen i en BRF
För räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025 ska alla bostadsrättsföreningar upprätta årsredovisningen enligt K3. Har föreningen kalenderår blir 2026 det första året som ska redovisas enligt K3. Regelverket K2 får alltså inte längre användas av en BRF, oavsett storlek. Skillnaderna mellan regelverken förklaras i guiden K2 eller K3.
Årsredovisningslagen har dessutom särskilda krav för bostadsrättsföreningar. Årsredovisningen ska innehålla en kassaflödesanalys. I förvaltningsberättelsen ska föreningen redovisa nyckeltal, bland annat årsavgift per kvadratmeter, skuldsättning per kvadratmeter, sparande per kvadratmeter, räntekänslighet och energikostnad per kvadratmeter. Går föreningen med förlust ska det framgå vad förlusten betyder för möjligheten att finansiera framtida åtaganden.
Från räkenskapsår som inleds den 1 januari 2025 eller senare ska alla bostadsrättsföreningar skicka in årsredovisningen och revisionsberättelsen till Bolagsverket. Den ska vara där inom en månad efter att stämman har fastställt resultat- och balansräkningen, och senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Annars blir det förseningsavgift: 7 500 kronor redan efter en dag, ytterligare 7 500 kronor efter två månader till och 15 000 kronor efter ytterligare två. Hur arbetet läggs upp steg för steg finns i guiden om årsredovisning för BRF.
Revisorn och förvaltaren är olika personer
En bostadsrättsförening ska ha minst en revisor som granskar årsredovisningen, bokföringen och styrelsens förvaltning. Revisorn ska ha den kunskap om redovisning som föreningens verksamhet kräver. Begär minst en tiondel av de röstberättigade det på stämman där revisorn väljs, ska en auktoriserad eller godkänd revisor utses.
Den som hjälper föreningen med bokföringen får inte vara dess revisor. Huvudregeln är att revisorn inte heller får arbeta i samma företag som den som yrkesmässigt sköter bokföringen, men för mindre föreningar finns sedan 2024 vissa undantag. Fråga byrån hur den ser på saken om ni funderar på att ta förvaltare och revisor från samma håll. Skillnaden mellan rollerna beskrivs i guiden revisor eller redovisningskonsult.
Föreningens deklaration
Alla bostadsrättsföreningar lämnar Inkomstdeklaration 2. En äkta förening, där minst 60 procent av verksamheten är kvalificerad, lämnar alltid deklarationens första sida. Har den även näringsverksamhet, till exempel elförsäljning eller bilpool, ska räkenskapsschemat och de skattemässiga justeringarna också lämnas. En oäkta förening lämnar alla tre delarna.
Äger föreningen sin fastighet betalar den fastighetsavgift eller fastighetsskatt. Deklarationen skrivs under av en firmatecknare, eller av ett deklarationsombud om den lämnas digitalt. Deklarationen kan ingå i förvaltningsuppdraget, men kontrollera att den står med i offerten. Mer om arbetet finns på sidan om deklaration.
Frågor att ställa innan ni väljer förvaltare
- Vad ingår i grundpriset, och vad debiteras per styck eller per timme?
- Hur ofta får styrelsen rapporter, och hur ser de ut?
- Hur fungerar attesten av fakturor, och vem har behörighet till banken?
- Har byrån gjort årsredovisningar enligt K3 för bostadsrättsföreningar?
- Hur går överlämningen till när ni byter från en annan förvaltare?
Berätta samtidigt hur många lägenheter och lokaler föreningen har, om det finns hyresgäster, när räkenskapsåret slutar och vem som sköter ekonomin i dag. Ska ni byta förvaltare går guiden om att byta redovisningsbyrå igenom vad ni behöver få med er.