Bokföringsbyrå, bokföringsfirma och redovisningsbyrå används ofta om samma sak. Skillnaden ligger snarare i vad du köper. Den här sidan handlar om den löpande bokföringen under året: att varje affärshändelse hamnar rätt, att banken stämmer och att momsen blir rätt.
Vad en bokföringsbyrå gör
Du skickar in underlagen, och bokföraren bokför dem på rätt konto, stämmer av mot banken och håller koll på momsen. Varje månad eller kvartal har du en bokföring som stämmer, och när året är slut finns allt på plats inför bokslutet.
I praktiken fotar du kvitton i en app, skickar kundfakturor från bokföringsprogrammet och låter leverantörerna skicka sina fakturor direkt till byrån. Bokföraren går igenom underlagen med jämna mellanrum och hör av sig när något saknas.
Ett exempel: en hantverkare med kvartalsmoms fotar kvittona från bygghandeln direkt i appen. Byrån bokför och stämmer av banken varje månad. Efter kvartalet får hantverkaren besked om hur mycket moms som ska betalas och när, och slipper leta kvitton i efterhand.
Vill du ha hjälp med mer än bokföringen, till exempel rådgivning och deklaration i samma avtal, läs om att anlita en redovisningskonsult.
Det här ingår i bokföringstjänsterna
Vad som ingår skiljer sig mellan byråer, men grunden brukar vara densamma:
- Bokföring av verifikationer. Kund- och leverantörsfakturor, kvitton, kortköp och bankhändelser.
- Avstämning. Bankkonto och skattekonto stäms av mot bokföringen, så att fel hittas medan de är lätta att rätta.
- Moms. Byrån räknar fram momsen och lämnar momsdeklarationen.
- Reskontror. Koll på vilka kunder som inte har betalat och vilka leverantörsfakturor som ska betalas.
- Rapporter. Resultat- och balansrapporter under året, så att du ser hur det går före bokslutet.
Det som ofta kostar extra är fakturering åt dig, betalning av leverantörsfakturor, lönehantering, bokslut och deklaration. Be byrån skriva ut i offerten vad som ingår i grundpriset.
Behöver du bara hjälp med bokföring ibland, till exempel en genomgång varje kvartal medan du bokför själv, går det också. Många byråer erbjuder bokföringshjälp som rättar det som blivit fel och svarar på frågor.
Vad bokföringslagen kräver
Det är företaget som är bokföringsskyldigt, även när en byrå gör jobbet. Bokföringslagen ställer bland annat de här kraven:
- Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.
- Ett företag vars nettoomsättning normalt är högst tre miljoner kronor om året får vänta med att bokföra fakturor tills de betalas. Vid räkenskapsårets slut ska dock alla obetalda fordringar och skulder bokföras.
- Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Regeln om att vänta till betalningen kallas kontantmetoden. Skillnaden mot fakturametoden går vi igenom i guiden kontantmetoden eller fakturametoden.
Sedan en ändring i bokföringslagen 2024 får pappersunderlag förstöras när de har förts över till en elektronisk handling, så länge överföringen inte riskerar att informationen ändras eller försvinner. Fråga byrån hur de sparar underlagen, så vet du vad du själv behöver behålla.
Så går det till
Beskriv ditt bolag.
Bolagsform, ungefärlig omsättning och vad du vill ha hjälp med. Ungefärliga siffror räcker.
Byråer hör av sig.
Redovisningsbyråer som arbetar med bolag som ditt skickar offert med pris och upplägg.
Du jämför och väljer.
Pris, vad som ingår och vilket bokföringsprogram byrån använder. Du bestämmer om du vill gå vidare.
Momsen styr takten
Hur ofta byrån lämnar momsdeklaration beror på företagets beskattningsunderlag för moms under året:
| Beskattningsunderlag per år | Redovisningsperiod |
|---|---|
| Högst 1 miljon kronor | En gång per år, eller kvartal eller månad om du väljer det |
| Högst 40 miljoner kronor | Kvartal, eller månad om du väljer det |
| Mer än 40 miljoner kronor | Månad |
Med kvartalsmoms ska deklarationen vara inne senast den 12:e i andra månaden efter kvartalet, och i augusti den 17:e. Momsen för januari–mars ska alltså vara deklarerad senast 12 maj. Bokföringen behöver vara klar i tid till varje deklaration, så kom överens med byrån om när underlagen ska vara inne. Mer om datumen finns i guiden om momsdeklaration.
Vad kostar en bokföringsbyrå?
Vanligast är ett fast pris per månad som styrs av antalet verifikationer, eller ett pris per timme. Ordning sänker priset: underlag som kommer in i tid och hör ihop med rätt transaktion går fortare att bokföra. Använder du ett program som byrån redan arbetar i, till exempel Fortnox, slipper du också kostnaden för att flytta bokföringen. Publicerade priser med datum och källa finns i prisguiden för bokföring.
Så väljer du bokföringsbyrå
Fråga varje byrå de här sakerna innan du bestämmer dig:
- Hur ofta bokför ni, och när får jag rapporterna?
- Hur skickar jag underlagen, och vad händer med papperskvittona?
- Vilka program arbetar ni i, och vem äger tillgången till bokföringen?
- Vad ingår i månadspriset, och vad kostar det när antalet verifikationer ökar?
- Hur lång är uppsägningstiden, och hur lämnar ni över bokföringen om jag byter?
Tar du över från egen bokföring eller en annan byrå behöver den nya byrån en SIE-fil eller tillgång till programmet, kontoutdrag och en lista över obetalda fakturor. Hur bytet går till steg för steg står i guiden om att byta redovisningsbyrå.