En idrottsklubb, en kulturförening och en hembygdsförening har det gemensamt att pengarna oftast sköts av en förtroendevald kassör på fritiden. Hur mycket bokföring som krävs beror på föreningens tillgångar och på om den bedriver näringsverksamhet.
Här går vi igenom när en ideell förening är bokföringsskyldig, hur året avslutas, vad som gäller för revisor och deklaration och hur arbetet kan delas mellan kassören och en redovisningsbyrå.
När är en ideell förening bokföringsskyldig?
Enligt bokföringslagen är en ideell förening bokföringsskyldig om värdet av tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kronor. Skyldigheten börjar det kalenderår då värdet vid årets ingång är högre än gränsen, och den upphör först när värdet har legat under gränsen vid utgången av de tre senaste räkenskapsåren.
Föreningen är också bokföringsskyldig, oavsett tillgångarnas värde, om den bedriver näringsverksamhet eller är moderföretag i en koncern. Det senare gäller till exempel en förening som äger majoriteten av ett aktiebolag.
Vad som räknas som näringsverksamhet är inte alltid självklart. Loppisar, kiosk på hemmamatcherna, uthyrning av lokalen och sponsoravtal kan alla väcka frågan. Bokföringsnämnden skriver själv att det kan vara svårt att avgöra och har gett ut en rapport med exempel. En byrå kan hjälpa styrelsen att bedöma vad som gäller just er förening.
En förening som inte är bokföringsskyldig behöver ändå kunna visa medlemmarna vad pengarna har använts till. Där är det stadgarna som styr vad som ska redovisas på årsmötet, inte bokföringslagen.
Kassörens roll och var en byrå avlastar
Kassören betalar fakturor, bevakar medlemsavgifter, bokför och tar fram underlag till styrelsen och årsmötet. Ta en fotbollsklubb med ungdomslag, kiosk, sponsorer och kommunala bidrag. Där blir det snabbt hundratals transaktioner om året, bidrag som ska redovisas och ledare som kanske får ersättning.
Ett vanligt upplägg är att kassören attesterar och betalar, medan byrån bokför, stämmer av banken och gör bokslutet. Då blir föreningen mindre sårbar när kassören byts ut vid nästa årsmöte, eftersom bokföringen och rutinerna ligger kvar.
Ett annat är att kassören bokför själv och att byrån bara gör bokslutet eller reder ut ett år där underlagen spretar. Har föreningen bytt kassör flera gånger och bokföringen ligger i olika program eller pärmar, säg det i förfrågan. Byrån behöver veta hur mycket som ska redas ut innan den kan ge ett pris.
Betalar föreningen ut lön eller arvoden tillkommer arbetsgivardeklarationer, och det är ofta där en ideell kassör behöver mest stöd. Mer om det finns på sidan om lönehantering.
Årsbokslut eller årsredovisning?
En bokföringsskyldig ideell förening avslutar året med ett årsbokslut. Är nettoomsättningen normalt högst 3 miljoner kronor får det göras som ett förenklat årsbokslut, som består av en resultaträkning och en balansräkning. Bokföringsnämnden har ett eget regelverk, K1, för ideella föreningar som gör förenklat årsbokslut.
Årsredovisning krävs först om föreningen två år i rad har gått över mer än ett av tre gränsvärden: fler än 50 anställda i medeltal, mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning och mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning. Det gäller få ideella föreningar.
Ju tidigare byrån får underlagen efter årsskiftet, desto lättare blir det att hinna med revisionen före årsmötet. Bestäm gärna i förväg vem som skickar vad och när. Arbetet med avstämningar och periodiseringar beskrivs på sidan om bokslut.
Så går det till
Beskriv ditt bolag.
Bolagsform, ungefärlig omsättning och vad du vill ha hjälp med. Ungefärliga siffror räcker.
Byråer hör av sig.
Redovisningsbyråer som arbetar med bolag som ditt skickar offert med pris och upplägg.
Du jämför och väljer.
Pris, vad som ingår och vilket bokföringsprogram byrån använder. Du bestämmer om du vill gå vidare.
Revisor i en ideell förening
Det finns ingen särskild lag för ideella föreningar, så som det finns för ekonomiska föreningar och aktiebolag, och därmed inget lagkrav på revisor. Det är stadgarna som avgör om räkenskaperna och styrelsens förvaltning ska granskas, och av vem. Ofta väljer årsmötet en eller två medlemmar till revisorer.
Revisorn och den som gör bokföringen bör vara olika personer, annars blir granskningen inte mycket värd. Vill föreningen ha en yrkesrevisor är det ett eget uppdrag, skilt från redovisningsbyråns. Skillnaden förklaras i guiden revisor eller redovisningskonsult.
Skatt och deklaration
En ideell förening lämnar Inkomstdeklaration 3 när den har något att redovisa, till exempel underlag för inkomstskatt, fastighetsskatt eller särskild löneskatt. En förening som uppfyller Skatteverkets krav på allmännytta, alltså ändamålskravet, verksamhetskravet, fullföljdskravet och öppenhetskravet, är skattebefriad för vissa inkomster.
En allmännyttig förening med enbart skattefri verksamhet lämnar normalt bara deklarationens första sida och bilagan Särskild uppgift, och kan ansöka om att slippa även den. Frågan om vad som är skattefritt hänger ihop med frågan om näringsverksamhet, så det är bra att ta upp båda med byrån samtidigt.
Ideell förening, ekonomisk förening och BRF
En ekonomisk förening finns för att främja medlemmarnas ekonomiska intressen, till exempel ett kooperativ. Den är alltid bokföringsskyldig och ska alltid avsluta året med en årsredovisning, oavsett storlek. En bostadsrättsförening är en ekonomisk förening med egna regler, som beskrivs på sidan om ekonomisk förvaltning för BRF.
Vad byrån behöver veta
- vilken sorts förening det är och ungefär hur många medlemmar ni har
- varifrån pengarna kommer: medlemsavgifter, bidrag, försäljning eller uthyrning
- ungefär hur många in- och utbetalningar föreningen har i månaden
- om föreningen betalar ut lön eller arvoden
- när räkenskapsåret slutar och när årsmötet hålls
- om ni vill lämna över bokföringen eller bara bokslutet
Har föreningen en byrå i dag och vill byta går guiden om att byta redovisningsbyrå igenom vad ni ska begära ut.