Med kontantmetoden bokför du en faktura först när den betalas. Med fakturametoden bokför du den när du skickar eller tar emot den, och sedan en gång till när den betalas. Kontantmetoden får användas av företag vars nettoomsättning normalt är högst 3 miljoner kronor per år.
Oavsett metod ska alla obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor bokföras när räkenskapsåret tar slut. Skillnaden ligger alltså i hur bokföringen ser ut under året, inte i vilket år en intäkt eller kostnad till slut hamnar.
Så fungerar kontantmetoden
Under året bokför du bara det som faktiskt betalas. En faktura du skickar i mars bokförs när pengarna kommer in på kontot, och en leverantörsfaktura bokförs när du betalar den. Bokföringen följer bankkontot, vilket gör den lätt att stämma av.
Metoden passar verksamheter där kunden betalar direkt eller snabbt, som en butik, en frisör eller ett torgstånd där det mesta betalas med kort eller Swish. Där finns sällan många obetalda fakturor att hålla reda på.
Nackdelen är att bokföringen inte visar vad kunderna är skyldiga dig eller vad du är skyldig andra. Har du många utestående fakturor behöver du följa dem i faktureringsprogrammet eller på annat sätt, annars är det lätt att missa en kund som inte har betalat.
På momsen kallar Skatteverket samma metod för bokslutsmetoden. Du redovisar momsen i den period då kunden betalar eller då du betalar din leverantör.
Så fungerar fakturametoden
Här bokförs varje faktura två gånger. När du skickar en faktura bokför du en kundfordran och intäkten, och när kunden betalar bokför du bort fordran mot bankkontot. På samma sätt bokförs en leverantörsfaktura som en skuld när den kommer och betalningen när du betalar.
Fakturametoden, som Skatteverket kallar faktureringsmetoden, är huvudregeln i bokföringslagen. Bokföringen visar hela tiden vad företaget har att få och vad det är skyldigt, och resultatet varje månad blir mer rättvisande.
Momsen följer fakturan. Utgående moms redovisas när du ställer ut fakturan, vanligtvis på fakturadagen, och ingående moms när leverantörens faktura kommer, vanligtvis på ankomstdagen. Det betyder att du kan behöva betala in momsen innan kunden har betalat dig.
Är du bokföringsskyldig och har en årlig omsättning över 3 miljoner kronor ska du använda fakturametoden. Den passar också mindre företag med långa betalningstider, många fakturor i omlopp eller behov av löpande rapporter till en bank eller delägare.
Gränsen på 3 miljoner kronor
Bokföringslagen säger att ett företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får vänta med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker. Gränsen gäller företaget, inte bolagsformen, så både enskilda firmor och aktiebolag kan använda kontantmetoden.
Ordet ”normalt” betyder att det är den vanliga nivån som räknas. Ett enstaka år med en stor order behöver inte tvinga fram ett byte, men växer verksamheten stadigt över gränsen ska du gå över till fakturametoden.
Vissa företag får inte använda kontantmetoden alls, bland annat kreditinstitut, värdepappersbolag och försäkringsföretag.
En sak gäller oavsett metod: kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag och andra affärshändelser så snart det kan ske. Kontantmetoden är alltså inget skäl att vänta med kvitton och kortbetalningar.
Vad du gör vid räkenskapsårets slut
Den viktigaste regeln för kontantmetoden: vid räkenskapsårets utgång ska alla obetalda fordringar och skulder bokföras. Kundfakturor som inte har betalats bokförs som kundfordringar och obetalda leverantörsfakturor som leverantörsskulder.
Samma sak gäller momsen. I den momsdeklaration som avser sista redovisningsperioden för året ska du också redovisa momsen på obetalda fakturor. När fakturorna sedan betalas under nästa år får momsen inte redovisas en gång till.
Därför ändrar kontantmetoden inte vilket år en intäkt hör till. Den ändrar bara när under året du bokför den.
Ett exempel vid årsskiftet
Amir driver en snickerifirma som enskild firma och bokför med kontantmetoden. Den 20 december 2026 skickar han en faktura på 40 000 kronor plus 10 000 kronor i moms. Kunden betalar 50 000 kronor den 12 januari 2027. Den 28 december får han en faktura på material för 8 000 kronor plus 2 000 kronor i moms, som han betalar den 10 januari.
| Datum | Kontantmetoden | Fakturametoden |
|---|---|---|
| 20 december | Ingenting bokförs | Kundfordran 50 000 kr, intäkt 40 000 kr, utgående moms 10 000 kr |
| 28 december | Ingenting bokförs | Leverantörsskuld 10 000 kr, kostnad 8 000 kr, ingående moms 2 000 kr |
| 31 december | Båda fakturorna bokförs som fordran och skuld, momsen tas med i årets sista momsdeklaration | Inget extra, fakturorna finns redan i bokföringen |
| 10 och 12 januari | Betalningarna bokförs mot skulden och fordran, ingen ny intäkt eller moms | Betalningarna bokförs mot skulden och fordran |
Resultatet för 2026 blir detsamma med båda metoderna: 40 000 kronor i intäkt och 8 000 kronor i kostnad hör till 2026. Det som skiljer är när arbetet görs. Beloppen är påhittade för exemplet.
Vilken metod ska du välja?
Kontantmetoden passar dig som har en omsättning under gränsen, kunder som betalar snabbt och vill ha så få bokningar som möjligt. Fakturametoden passar när du har många fakturor i omlopp, långa betalningsvillkor eller vill se fordringar och skulder i bokföringen hela året.
Vill du byta metod är det enklast att göra det vid ett nytt räkenskapsår, så att hela året bokförs på samma sätt. Ett byte mitt i året kräver att alla obetalda fakturor fångas upp vid bytet, annars riskerar en intäkt eller momsen att komma med två gånger eller inte alls.
När lönar det sig att låta en byrå sköta det?
Med kontantmetoden och få fakturor klarar många av den löpande bokföringen själva i ett program. Det är bokslutet som brukar ställa till det: obetalda fakturor som ska fångas upp, momsen i årets sista deklaration och avstämningen mot banken. Där kan en bokföringsbyrå eller en byrå som bara gör bokslutet spara mycket tid.
Driver du enskild firma kan du läsa mer om årets sista steg i guiden om bokslut i enskild firma och om datumen i guiden om momsdeklaration. Vad löpande hjälp brukar kosta går vi igenom i prisguiden för bokföring, och momsbelopp kan du räkna ut med vår momskalkylator.