Att byta redovisningsbyrå är för det mesta enklare än man tror. Bokföringen och underlagen är bolagets, uppsägningstiden står i ditt avtal och behörigheterna hos Skatteverket flyttar du själv i en e-tjänst. Det som avgör om bytet blir smärtfritt är tidpunkten och att det är tydligt vem som gör vad under övergången.
Här är stegen i den ordning de brukar komma, och vad du ska få med dig från den gamla byrån.
Börja med avtalet
Det finns ingen lag som säger hur lång uppsägningstiden för en redovisningsbyrå ska vara. Det är en avtalsfråga, så ta fram ditt uppdragsavtal och byråns allmänna villkor och leta efter fyra saker.
Uppsägningstiden. Hur lång den är och från vilket datum den räknas, och om uppsägningen ska vara skriftlig.
Vad som ingår i avslutet. Gör byrån klart pågående arbete, som momsdeklarationen för innevarande period eller bokslutet för ett år som redan har tagit slut, eller slutar uppdraget på ett visst datum oavsett?
Avgifter vid överlämning. Tar byrån betalt för att ta fram material och exportfiler? Det är bättre att veta i förväg än att diskutera det när du väntar på underlagen.
Programmet. Ligger bokföringen i ett program där byrån står för licensen eller där bolaget har sitt eget konto? Har bolaget eget konto behöver bara behörigheterna ändras. Står byrån för licensen behöver bokföringen exporteras och läsas in hos den nya byrån.
Välj rätt tidpunkt
Den bästa tidpunkten är när ett räkenskapsår är avslutat och bokslutet, årsredovisningen och deklarationen för det året är klara. Då tar den nya byrån över från en avstämd ingående balans och ingen behöver sätta sig in i ett halvfärdigt bokslut.
Det näst bästa är vid ett räkenskapsårsskifte, innan bokslutet har börjat. Då är det viktigt att bestämma vem som gör bokslutet för året som just tog slut. Gör den gamla byrån det har den all kunskap om året. Gör den nya det får den bättre koll på bolaget från början, men behöver mer tid och underlag.
Undvik att byta mitt i bokslutet eller veckorna före en deklaration. Det är där misstag och förseningar uppstår, och en förseningsavgift för en sen deklaration riktas mot bolaget, inte mot byrån.
Ett byte mitt i räkenskapsåret går också bra, särskilt med en byrå som bara sköter löpande bokföring. Bestäm då ett exakt brytdatum, till exempel sista dagen i en momsperiod, och se till att den gamla byrån stämmer av bank och skattekonto fram till dess.
Är du osäker på när ditt räkenskapsår slutar, läs guiden om räkenskapsår.
Det här ska du få med dig
Räkenskapsinformationen är bolagets. Enligt bokföringslagen är det företaget som ska bevara den, i ordnat skick och i Sverige, till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Material du har fått på papper ska sparas i det skick det kom in och elektroniska handlingar i det format de kom in i. Ansvaret följer inte med byrån, så se till att bolaget har allt.
Be om det här skriftligt, med ett datum när du vill ha det:
- en SIE-fil av typ 4, som innehåller både saldon och alla verifikationer för räkenskapsåret, för innevarande och föregående år
- huvudbok, verifikationslista och underlagen till verifikationerna, om de inte redan finns hos bolaget
- senaste bokslut, årsredovisning och deklarationer, med specifikationer och avstämningar
- anläggningsregister med avskrivningsplaner
- kund- och leverantörsreskontra med obetalda fakturor på brytdagen
- lönelistor, semesterskuld och uppgifter om förmåner om byrån har skött lönerna
- uppgifter om periodiseringsfonder och andra poster som sträcker sig över flera år.
Det mesta av detta ska bolaget redan ha. Har den gamla byrån skött allt digitalt är det ofta en export och några filer.
Behörigheterna hos Skatteverket
Byrån har troligen behörighet att lämna deklarationer för bolaget hos Skatteverket. Den behörigheten tar du bort själv. Ett företag kan utse, ändra och ta bort ombud i e-tjänsten Ombud och behörigheter, som finns för bland annat enskilda firmor, aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar. I e-tjänsten registreras ändringen direkt.
Det är företagets behöriga företrädare som gör det. Vd och den som ensam tecknar firman har den behörigheten automatiskt. Du kan också ta bort ett ombud med blanketten Avregistrering/återkallelse av behörighet (SKV 4804). Lägger du till ett ombud på blankett i stället för i e-tjänsten registreras det först 14 dagar efter handläggningen, av säkerhetsskäl.
Lägg till den nya byrån med de behörigheter den behöver, till exempel att lämna moms- och arbetsgivardeklarationer och inkomstdeklaration eller att läsa skattekontot. Gå samtidigt igenom bolagets övriga konton: banken, bokföringsprogrammet och andra tjänster där den gamla byrån har haft inloggning.
Bytet steg för steg
- Läs avtalet och notera uppsägningstid och vad som ingår i avslutet.
- Be om offerter och berätta vad som behöver göras under övergången, till exempel ett bokslut som inte är påbörjat.
- Säg upp avtalet skriftligt och ange ett brytdatum.
- Skriv ner vem som gör vad: vilka momsdeklarationer, löner och vilket bokslut som den gamla byrån gör klart.
- Begär ut underlagen och SIE-filen med ett datum.
- Ta bort den gamla byråns behörigheter och lägg till den nya, hos Skatteverket, banken och i programmet.
- Låt den nya byrån stämma av den ingående balansen mot bank och skattekonto innan första månaden bokförs.
Ett exempel på tidsplan
Ett aktiebolag med kalenderår vill byta byrå och avtalet har, i det här exemplet, tre månaders uppsägningstid. Ägaren säger upp avtalet 30 september 2026, så det gäller till och med 31 december. Den gamla byrån gör den löpande bokföringen och alla deklarationer för 2026 klart och lämnar en SIE-fil i januari.
Den nya byrån börjar med januari 2027 och gör bokslutet och årsredovisningen för 2026 på den gamla byråns avstämda bokföring. På så sätt finns det ett tydligt brytdatum och varje byrå ansvarar för sina perioder. Datum och uppsägningstid i exemplet är påhittade, ditt avtal styr.
Om överlämningen drar ut på tiden
Påminn skriftligt, hänvisa till avtalet och sätt ett nytt datum. Kom ihåg att det är bolaget som har ansvaret för att räkenskapsinformationen bevaras och att deklarationer lämnas i tid, så låt inte en tvist om en sista faktura stoppa momsdeklarationen. Den nya byrån kan ofta hjälpa till att formulera vad som saknas.
När lönar det sig att byta?
Ett byte tar en del av din tid och kan kosta extra första året, när den nya byrån sätter sig in i bolaget. Det lönar sig när du betalar för mycket för det du får, när svar och deklarationer kommer sent eller när bolaget har vuxit ur byrån. Vad byråer brukar ta betalt ser du i prisguiden för redovisningsbyrå.
Vill du ha all kontakt digitalt kan en digital redovisningsbyrå passa, och använder du redan Fortnox kan du leta efter en byrå som arbetar i Fortnox. Vill du ha någon på plats kan du jämföra redovisningsbyråer i din stad.