Många småföretag har redan sin fakturering och bokföring i Fortnox när de börjar leta efter en redovisningsbyrå. Då är det praktiskt att hitta en byrå som arbetar i samma program, så att ni kan dela arbetet i stället för att skicka filer fram och tillbaka.
Redovisningsföretag.se har ingen koppling till Fortnox. Vi förmedlar förfrågningar till redovisningsbyråer, och du kan ange i förfrågan att du vill ha en byrå som arbetar i Fortnox. Det som står om programmet nedan bygger på Fortnox egna sidor.
Varför välja en byrå som arbetar i samma program?
När byrån arbetar direkt i ditt företag i Fortnox ser ni samma siffror. Du kan fakturera och ladda upp kvitton, och byrån bokför, stämmer av och gör bokslutet i samma bokföring. Ingen behöver exportera och importera filer, och det finns bara en version av bokföringen.
Det gör det också lättare att fördela arbetet. Fortnox beskriver själv att en byrå kan göra allt från att sköta det mesta och ge kunden insyn till att bara göra bokslut åt kunder som sköter sin egen redovisning. Var på den skalan du hamnar avgör du tillsammans med byrån.
Om du redan har flera år av bokföring i Fortnox slipper du dessutom en flytt när du anlitar en byrå. Historiken finns kvar där den är, och byrån kan jämföra med tidigare år direkt.
Använder byrån ett annat program kan samarbetet fungera ändå, men då behöver ni komma överens om hur underlag och bokföring ska delas. Fråga hellre än att anta.
Så får byrån tillgång till ditt Fortnox
Har du redan ett eget Fortnox-abonnemang är det byrån som startar sammankopplingen. Den skickar en förfrågan från sitt byråprogram, och en användare som är systemadministratör i ditt företag godkänner den under Byråsamarbete. Förfrågan gäller i sju dagar. Hinner ni inte godkänna den behöver byrån skicka en ny.
När kopplingen är klar ska den systemadministratör som godkände samarbetet ge konsulten behörigheter under användaradministrationen. Är du redan kund i Fortnox är det alltså du och din befintliga administratör som styr vad konsulten får se och göra.
Det går också att koppla ihop eller koppla bort en byrå manuellt. Då fyller båda parter i en blankett som skickas till Fortnox, och enligt Fortnox tar handläggningen 2–4 arbetsdagar. Det digitala sättet går betydligt snabbare.
Lägger byrån i stället upp dig som ny kund i sitt program får konsulten automatiskt rollen som systemadministratör i ditt företag. Det är praktiskt i starten, men tänk igenom vem som ska vara administratör på sikt.
Vem gör vad, och vem betalar?
Ett vanligt sätt att dela arbetet är att du sköter fakturering och kvitton, attesterar leverantörsfakturor och svarar på byråns frågor. Byrån bokför, stämmer av bank och skattekonto, lämnar momsdeklarationer och gör bokslut och deklaration.
Behörigheterna går att ställa in per användare. Byrån kan alltså få full tillgång till bokföringen medan en anställd hos dig bara ser fakturering. Bestäm tidigt vem som får göra vad, särskilt när det gäller betalningar.
Enligt Fortnox kan byrån själv välja om betalningsansvaret för abonnemanget ska ligga hos kunden eller hos byrån, och det kan skilja mellan kunder. Fråga därför vem som står för licenserna och hur det påverkar priset i offerten.
Så går det till
Beskriv ditt bolag.
Bolagsform, ungefärlig omsättning och vad du vill ha hjälp med. Ungefärliga siffror räcker.
Byråer hör av sig.
Redovisningsbyråer som arbetar med bolag som ditt skickar offert med pris och upplägg.
Du jämför och väljer.
Pris, vad som ingår och vilket bokföringsprogram byrån använder. Du bestämmer om du vill gå vidare.
Frågor att ställa till byrån
- Vem står som ägare av abonnemanget, och vem betalar licenserna?
- Vem ska vara systemadministratör i företaget?
- Vilka behörigheter behöver konsulten, och vilka behåller du själv?
- Vilka delar av programmet använder byrån, till exempel lön och bokslut?
- Hur kopplas byrån bort om ni slutar samarbeta, och vad händer med bokföringen då?
Svaret på den sista frågan är viktigt, eftersom det avgör om bokföringen och historiken finns kvar hos dig när samarbetet tar slut. Guiden om att byta redovisningsbyrå går igenom resten av överlämningen.
Ange programmet i förfrågan
I formuläret beskriver du vad du behöver hjälp med. Skriv att du använder Fortnox och vilka delar du använder i dag, till exempel fakturering, bokföring eller lön. Då vet byråerna direkt om de kan arbeta i ditt företag eller om ni behöver lösa det på annat sätt.
Berätta också hur mycket du vill göra själv. Den som vill ha hjälp med allt behöver en annan offert än den som bara vill ha bokslut och deklaration. Vad en byrå gör i det löpande arbetet beskrivs på sidan om bokföringsbyrå, och hur samarbetet ser ut när allt sker på distans på sidan om digital redovisningsbyrå. Har du anställda finns mer på sidan om lönehantering.