Lönehantering är mer än att betala ut lön. Varje månad ska lönen räknas fram, skatten dras av, arbetsgivaravgifterna beräknas och allt redovisas till Skatteverket. Däremellan kommer sjukfrånvaro, föräldraledighet, semester och förmåner som ska hamna på rätt rad. En lönekonsult eller lönebyrå tar hand om löneadministrationen åt dig.
Vad ingår i lönehanteringen?
När du outsourcar lönehanteringen lämnar du underlagen, och byrån gör resten. Det brukar ingå:
- Lönekörning med skatteavdrag enligt den anställdes skattetabell eller jämkningsbeslut.
- Lönespecifikationer till de anställda.
- Arbetsgivardeklaration till Skatteverket varje månad.
- Bokföring av lönerna och avstämning mot skattekontot.
- Semester med intjänade dagar, semesterlön och semesterskuld.
- Frånvaro och ersättningar som sjuklön, traktamente och milersättning.
Underlagen är tidrapporter, frånvaro, nyanställningar och ändringar i lön. Kom överens om ett datum varje månad då de ska vara inne, så hinner byrån köra lönen före utbetalningsdagen.
Fråga också vad som inte ingår. Pensionsrapportering, reseräkningar, utlägg och förmåner som bil eller friskvård kan kosta extra hos vissa byråer.
Semesterlön och semesterersättning
Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar varje semesterår. Semesterlönen räknas fram enligt en av två regler:
- Sammalöneregeln gäller den som har vecko- eller månadslön. Den anställde får sin vanliga lön under semestern och ett semestertillägg, som för månadsavlönade är 0,43 procent av månadslönen för varje betald semesterdag.
- Procentregeln används bland annat för timanställda. Semesterlönen är då tolv procent av lönen under intjänandeåret.
Ett exempel: en anställd med 35 000 kronor i månadslön får 150,50 kronor i semestertillägg för varje betald semesterdag, utöver sin vanliga lön.
Kollektivavtal kan ge andra regler, till exempel fler semesterdagar. Lönebyrån behöver därför veta vilket avtal ni följer. När någon slutar ska semester som inte har tagits ut betalas ut som semesterersättning, och vid bokslutet ska semesterskulden bokas upp.
Arbetsgivardeklarationen varje månad
Arbetsgivardeklarationen lämnas på individnivå, med lön, förmåner och avdragen skatt för varje anställd. Den lämnas månaden efter att lönen betalats ut. Lön som betalas ut i februari ska alltså redovisas senast 12 mars, och samma dag ska arbetsgivaravgifterna och den avdragna skatten vara betalda.
Den 12:e gäller de flesta företag, men datumen är andra i januari och augusti och för företag med omsättning över 40 miljoner kronor. Lönebyrån har koll på kalendern.
En sak som ofta missas: har företaget inga löner en månad ska ni ändå deklarera noll, så länge ni är registrerade som arbetsgivare.
Så går det till
Beskriv ditt bolag.
Bolagsform, ungefärlig omsättning och vad du vill ha hjälp med. Ungefärliga siffror räcker.
Byråer hör av sig.
Redovisningsbyråer som arbetar med bolag som ditt skickar offert med pris och upplägg.
Du jämför och väljer.
Pris, vad som ingår och vilket bokföringsprogram byrån använder. Du bestämmer om du vill gå vidare.
Arbetsgivaravgifter 2026
Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent av lönen och förmånerna. För anställda som är födda 2003–2007 gäller en tillfälligt sänkt avgift på 20,81 procent från 1 april 2026 till 30 september 2027, på ersättning upp till 25 000 kronor i månaden. Över det beloppet gäller full avgift.
Vad en anställning kostar totalt kan du räkna på i verktyget för lönekostnad.
Lönekonsult, lönebyrå eller lönesystem?
Med ett lönesystem gör du lönekörningen själv, och programmet räknar skatt och avgifter. Det fungerar ofta bra för ett företag med några få anställda på fast månadslön.
Med en lönekonsult lämnar du bara underlagen. Ta en restaurang med timanställda som jobbar kvällar och helger. Varje månad ska timmar, ob-tillägg, sjukfrånvaro och semesterlön enligt procentregeln stämma för varje person. Där sparar en lönebyrå både tid och fel. Ett tvåmansbolag där båda tar ut samma lön varje månad klarar sig ofta med ett lönesystem.
Både Srf konsulterna och FAR auktoriserar lönekonsulter. Vill du ha en auktoriserad lönekonsult, fråga efter det när du jämför offerter. Läs mer om auktorisationerna på sidan om att anlita en redovisningskonsult.
Ensam i eget aktiebolag
Tar du ut lön från ditt eget aktiebolag är bolaget arbetsgivare, även om du är den enda anställda. Då gäller samma krav på arbetsgivardeklaration som för alla andra. Många ägare kombinerar lön och utdelning, och då hänger lönen ihop med bokslutet och deklarationen. Läs mer om redovisning för aktiebolag och i guiden om utdelning och 3:12.
Vad kostar lönehantering?
Lönehantering prissätts oftast per lönespecifikation eller per anställd och månad, ibland med en grundavgift. Lönerna köps ofta tillsammans med den löpande bokföringen, så att samma byrå bokför lönerna och stämmer av skattekontot. Publicerade priser med datum och källa finns i prisguiden för redovisningsbyråer.
Byter du från egen lönekörning eller en annan byrå behöver den nya byrån anställningsavtal, aktuella löner, jämkningsbeslut, semestersaldon och uppgift om kollektivavtal. Ett årsskifte är ett bra tillfälle, eftersom hela årets löner då kan stämmas av innan den nya byrån tar över.