En digital redovisningsbyrå gör samma arbete som vilken byrå som helst: bokföring, moms, lön, bokslut och deklaration. Skillnaden är hur ni samarbetar. Underlagen kommer in digitalt, byrån arbetar i ett molnbaserat program som du också kan logga in i, och ni träffas sällan eller aldrig.
Det gör att du kan välja byrå i hela landet, inte bara på din ort. Här går vi igenom hur det fungerar, vad lagen säger om digitala underlag och vad du ska fråga innan du väljer.
Vad är en digital redovisningsbyrå?
Ordet är inte skyddat, och nästan alla byråer arbetar i dag digitalt i någon mån. Det som brukar menas med en digital redovisningsbyrå, eller redovisningsbyrå online, är en byrå där hela flödet är byggt för distans: du laddar upp underlag, byrån bokför och du ser resultatet i samma program.
Många digitala byråer har fasta månadspriser och arbetar i ett eller ett par bokföringsprogram. Det kan göra dem snabba och förutsägbara, men också mindre flexibla om ditt företag har ett annat program eller ovanliga behov.
En digital bokföringsbyrå sköter främst den löpande bokföringen. Vill du ha samma upplägg för allt, från bokföring till bokslut och rådgivning, är det en hel redovisningsbyrå du letar efter. Se sidorna om löpande bokföring och om att anlita en redovisningskonsult.
Så fungerar samarbetet i praktiken
Ett vanligt upplägg ser ut så här:
- Underlag. Du fotar kvitton i en app, kundfakturor skapas i programmet och leverantörsfakturor skickas till en särskild e-postadress.
- Bank. Banken kopplas till bokföringsprogrammet, så att transaktionerna kommer in automatiskt.
- Bokföring. Byrån matchar underlagen mot banken och bokför. Saknas ett kvitto får du en fråga.
- Rapporter och moms. Du ser resultat och balans i programmet, och byrån lämnar momsdeklarationen.
- Kontakt. Frågor går via chatt, e-post eller videomöte.
För att byrån ska kunna lämna deklarationer åt företaget registrerar du den som deklarationsombud hos Skatteverket, i e-tjänsten Ombud och behörigheter. Där väljer du också vad ombudet får göra.
Det som avgör om upplägget fungerar är oftast du själv. Kommer underlagen in löpande blir bokföringen klar i tid. Samlar du kvitton i en låda till kvartalets slut blir det lika rörigt digitalt som på papper.
Vad lagen säger om digitala underlag
Bokföringslagen tillåter att räkenskapsinformation sparas elektroniskt. Sedan en ändring 2024 får pappersunderlag förstöras när de har förts över till en elektronisk handling, så länge överföringen inte innebär risk för att informationen ändras eller försvinner. Ett fotograferat kvitto kan alltså ersätta papperet, om bilden är fullständig och läsbar.
Underlagen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska som huvudregel förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om platsen anmäls till Skatteverket och informationen kan tas fram direkt.
Det är företaget som är bokföringsskyldigt, inte byrån. Fråga därför var underlagen lagras, hur länge du har tillgång till dem och vad som händer med dem om du säger upp avtalet.
Så går det till
Beskriv ditt bolag.
Bolagsform, ungefärlig omsättning och vad du vill ha hjälp med. Ungefärliga siffror räcker.
Byråer hör av sig.
Redovisningsbyråer som arbetar med bolag som ditt skickar offert med pris och upplägg.
Du jämför och väljer.
Pris, vad som ingår och vilket bokföringsprogram byrån använder. Du bestämmer om du vill gå vidare.
Digital byrå eller byrå på orten?
En digital byrå passar ofta företag med få papper, ett modernt bokföringsprogram och vanliga affärer: konsulter, e-handlare, hantverkare med appfakturering. Du kan välja bland byråer i hela landet och jämföra på pris och program.
En byrå på orten passar bättre om du har mycket papper, vill gå igenom bokslutet vid ett bord eller har en verksamhet där lokalkännedom hjälper, som fastigheter eller föreningar. Många lokala byråer arbetar också digitalt, så det ena utesluter inte det andra. Jämför byråer i din stad på sidan om redovisningsbyråer.
Vad kostar en digital redovisningsbyrå?
Digitala byråer har ofta fasta paketpriser per månad, med en gräns för antalet verifikationer. Kontrollera vad som händer när du går över gränsen och om bokslut, deklaration och lön ingår eller kostar extra. Publicerade priser med datum och källa finns i prisguiden för redovisningsbyråer.
Frågor att ställa innan du väljer
- Vilket bokföringsprogram arbetar ni i, och kan jag behålla mitt? Arbetar du redan i Fortnox finns en egen sida om byråer som arbetar i Fortnox.
- Vem äger licensen till programmet, och kan jag ta med bokföringen om jag byter byrå?
- Har jag en fast kontaktperson, och hur snabbt svarar ni?
- Hur många möten ingår, till exempel inför bokslutet?
- Vad ingår i paketpriset, och vad kostar det utöver?
- Är konsulterna auktoriserade hos Srf konsulterna eller FAR?
Har du redan en byrå och funderar på att gå över till en digital, läs guiden om att byta redovisningsbyrå.